Beirat prüft. Ein Haken unter der Abrechnung reicht nicht.

Die Aufgabe ist gesetzlich. Der Arbeitsplan braucht Verstand.

§ 29 WEG beschreibt den Beirat als Unterstützung und Kontrolle des Verwalters. Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen vor den Beschlüssen nach § 28 Absatz 1 und 2 geprüft und mit einer Stellungnahme versehen werden. Daraus folgt ein klares Ziel: Die Eigentümer sollen die finanziellen Entscheidungsgrundlagen besser beurteilen können.

Das Gesetz enthält an dieser Stelle keinen ausformulierten Katalog einzelner Prüfschritte. Die folgenden Vorschläge sind deshalb eine praktische Struktur für die Arbeit, keine abschließende Aussage darüber, was in jeder Gemeinschaft rechtlich genügt. Größe des Objekts, besondere Vorgänge und erkennbare Auffälligkeiten beeinflussen den notwendigen Blick in die Unterlagen.

Die Erstellung der Unterlagen bleibt Aufgabe des Verwalters. Der Beirat sollte nachvollziehbare Rückfragen stellen und Ergebnisse dokumentieren.

Vor dem Termin: erst die Unterlagen zusammenbringen

Eine Prüfung stockt schnell, wenn nur die fertige Abrechnung vorliegt, aber Verträge, Bankunterlagen oder Beschlüsse fehlen. Klären Sie frühzeitig, welche Unterlagen verfügbar sind und wer Rückfragen beantworten kann. Ein vereinbarter Termin mit ausreichender Vorbereitungszeit ist dafür hilfreicher als ein spontaner Blick kurz vor der Versammlung.

Notieren Sie den geprüften Zeitraum und die Fassung der Unterlagen. Für Vergleiche gehören passende Vorjahreswerte dazu. Bei Kostenverteilungen sind die maßgeblichen Vereinbarungen oder Beschlüsse wichtig; bei größeren Arbeiten der Auftrag und die dazugehörige Rechnung. Der gesetzliche Anspruch jedes Eigentümers auf Einsicht in Verwaltungsunterlagen besteht gegenüber der Gemeinschaft.

Fehlende Unterlagen gehören in die Ergebnisliste. Die Formulierung, eine Position habe mangels Nachweis nicht abschließend geprüft werden können, ist aussagekräftiger als ein vorschnelles Urteil über ihre Richtigkeit.

Beim Wirtschaftsplan zählt die nachvollziehbare Erwartung

Ein Plan kann rechnerisch stimmen und trotzdem auf ungeklärten Annahmen beruhen. Vergleichen Sie deshalb die wesentlichen Ansätze mit dem bisherigen Verlauf. Welche Preisänderung ist schon bekannt? Welche Ausgabe war einmalig? Welche zusätzliche Leistung ist für das kommende Jahr vorgesehen? Die Antworten zeigen, ob der neue Vorschuss plausibel hergeleitet wurde.

Betrachten Sie laufende Kosten und Rücklagenbeiträge getrennt. Eine erhöhte Rücklagenzuführung kann eine bewusste Vorsorgeentscheidung sein; sie sollte dann als solche erklärt werden. Für die Angemessenheit einer Erhaltungsrücklage ist die Lage des konkreten Hauses relevant, nicht allein die unveränderte Fortschreibung eines alten Betrags.

Verfolgen Sie anschließend den Weg vom Gesamtansatz zur einzelnen Einheit. Rechenkontrolle und Prüfung der zugrunde gelegten Verteilung sind zwei Arbeitsschritte. Ein korrekt ausgerechneter Anteil beantwortet noch nicht, ob der verwendete Schlüssel der geltenden Grundlage entspricht.

Bei der Abrechnung müssen die Verbindungen stimmen

Für die Jahresabrechnung bietet sich ein Weg vom Überblick zum einzelnen Vorgang an: Zeitraum und Bestände zuordnen, größere Einnahmen und Ausgaben nachvollziehen, auffällige Abweichungen erklären lassen und den Übergang zu den Einzelabrechnungen ansehen. Belege sollten zum ausgewiesenen Sachverhalt und zur tatsächlichen Zahlung passen.

Beziehen Sie Zahlungsrückstände und Rücklagenbewegungen als eigene Themen ein. Eine offene Vorschussforderung erklärt etwas anderes als ein höherer Kostenanteil. Ebenso lässt sich aus einem Bankguthaben allein noch nicht ablesen, welcher Rücklagenbestand ausgewiesen wird oder welche Zahlungen bereits bevorstehen.

Wenn die Durchsicht mit einer Auswahl von Vorgängen beginnt, dokumentieren Sie diese Auswahl. Das Wort Stichprobe beschreibt einen tatsächlichen Umfang; es ist kein automatischer Nachweis, dass jede denkbare Prüfungspflicht erfüllt wurde. Auffälligkeiten sind ein Anlass, weitere Unterlagen anzusehen und die Frage gezielt zu vertiefen.

Der Bericht soll sagen, was wirklich passiert ist

Ein hilfreicher Bericht trennt Beobachtung, Erklärung und Bewertung. Zunächst steht dort, was aufgefallen ist. Danach folgt die erhaltene Erläuterung oder der fehlende Nachweis. Erst anschließend wird deutlich, ob der Punkt nach der Prüfung geklärt ist und welche Bedeutung er für die anstehende Entscheidung hat.

Ausdrücklich fiktives Beispiel: In der ersten Abrechnungsfassung war eine Wartungsrechnung doppelt erfasst. Der Beirat hat beide Buchungen benannt; die Verwaltung hat eine korrigierte Fassung vorgelegt. Der Bericht vermerkt die Korrektur und nennt genau diese geprüfte Fassung. Die Eigentümer erhalten damit einen überprüfbaren Ablauf statt eines pauschalen Qualitätssiegels.

Entlastung ist kein Dankeschön mit Handschlag

Eine Empfehlung zu den Nachschüssen oder Vorschüssen beantwortet eine finanzielle Beschlussfrage. Eine Entlastung betrifft dagegen den Umgang mit der zurückliegenden Tätigkeit und möglichen Ansprüchen. Sie sollte deshalb weder beiläufig in die Abrechnungsempfehlung rutschen noch als bloße Höflichkeit behandelt werden.

Der Bundesgerichtshof hat für den Beirat entschieden: Eine Entlastung widerspricht ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn Ansprüche gegen ihn in Betracht kommen und kein Grund erkennbar ist, auf diese zu verzichten. Die Entscheidung vom 4. Dezember 2009 erging zum damaligen WEG. Hier wird ausschließlich ihr Grundgedanke zur eigenständigen Bedeutung der Entlastung herangezogen, nicht ihr damaliges Abrechnungsmodell.

Sind erhebliche Vorgänge noch ungeklärt, sollten diese vor einer Entlastungsentscheidung gesondert untersucht werden. Aus einem kurzen Prüfbericht lässt sich nicht zuverlässig ableiten, dass mögliche Ansprüche gar nicht bestehen oder ein Verzicht darauf im Interesse der Gemeinschaft liegt.

Sorgfalt heißt auch: offene Grenzen benennen

Unentgeltlich tätige Beiratsmitglieder haben nach § 29 Absatz 3 WEG nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten. Diese gesetzliche Haftungsbegrenzung ersetzt dennoch keine sorgfältige Arbeitsweise. Dokumentation hilft, den tatsächlichen Ablauf und die erkannten Probleme später einzuordnen.

Bei komplexen technischen, steuerlichen oder rechtlichen Fragen ist eine klar benannte offene Fachfrage besser als eine weitreichende eigene Zusicherung. Beschreiben Sie, welche zusätzliche Klärung benötigt wird und auf welche Position sich das bezieht. So endet die Prüfung mit einem nachvollziehbaren Ergebnis: geklärte Punkte, verbleibende Fragen und eine dazu passende Empfehlung.