Neue Hausverwaltung gesucht: Was neben dem Monatspreis ins Angebot gehört

Erst das Haus beschreiben, dann Angebote sammeln

Zwanzig Wohnungen in einem übersichtlichen Gebäude können einen anderen Verwaltungsaufwand auslösen als zwanzig Wohnungen mit mehreren Heizungen, Gewerbe, Aufzügen und einer laufenden Dachsanierung. Stellen Sie deshalb ein kurzes Objektprofil zusammen: Einheiten, technische Anlagen, wesentliche Verträge, anstehende Projekte und offene Konflikte. Auch fehlende Abrechnungen oder eine unvollständige Dokumentation gehören hinein.

Diese Offenheit macht Angebote vergleichbarer. Sie verhindert außerdem, dass die neue Verwaltung erst nach der Bestellung erfährt, welche Arbeit tatsächlich wartet. Fragen Sie, ob eine Besichtigung vorgesehen ist und auf welchen Annahmen die Kalkulation beruht. Ein ungewöhnlich günstiges Angebot kann schlicht von einem anderen Arbeitsumfang ausgehen.

Nachweise prüfen, Betreuung verstehen

Für die gewerbliche Wohnimmobilienverwaltung sind die Erlaubnis nach § 34c GewO und der vorgeschriebene Versicherungsschutz wichtige Grundlagen. Davon zu unterscheiden ist der zertifizierte Verwalter nach dem Wohnungseigentumsgesetz. Die Zertifizierung beruht auf einer Prüfung oder einer gesetzlich gleichgestellten Qualifikation. Bei einem Unternehmen kommt es auch auf die unmittelbar mit der Verwaltung betrauten Beschäftigten an.

Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gehört grundsätzlich zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Die Ausnahme für kleine, selbst verwaltete Gemeinschaften greift nur unter den gemeinsam erforderlichen Voraussetzungen des § 19 Absatz 2 Nummer 6 WEG. Ein kleines Gebäude allein genügt dafür nicht.

Ergänzen Sie die Nachweise um praktische Fragen: Wer betreut das Objekt? Wie funktioniert die Vertretung? Wie viele Ansprechpartner wechseln im Alltag? Ein Zertifikat beantwortet diese organisatorischen Fragen nicht.

Leistung braucht eine erkennbare Grenze

Übertragen Sie die Angebote in dieselbe Übersicht. Statt eines Häkchens bei „Versammlungen“ sollte erkennbar sein, welche Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung enthalten ist. Entsprechend konkret sollten die Angaben zu Abrechnung, Belegprüfung, Zahlungsverkehr, Mahnungen und technischen Vorgängen sein.

Bei Projekten lohnt ein zweiter Blick. Das Einholen eines Handwerkerangebots ist etwas anderes als eine fachliche Bauplanung oder Bauüberwachung. Ein Eigentümerportal wiederum sagt noch nichts über Reaktionszeiten und persönliche Erreichbarkeit. Lassen Sie unklare Begriffe erläutern und halten Sie die Antwort beim jeweiligen Angebot fest.

Der Monatspreis ist erst die erste Rechenzeile

Rechnen Sie für alle Angebote ein identisches Jahr durch. Neben der Grundvergütung gehören nur solche Zusatzleistungen in das Szenario, die nachvollziehbar zu erwarten sind. Kennzeichnen Sie Unsicherheiten, statt pauschal jede denkbare Sondergebühr aufzuschlagen. Prüfen Sie auch, ob Beträge brutto oder netto genannt werden und auf welche Einheit sich die Vergütung bezieht.

Fiktives Rechenbeispiel, keine Marktpreise: Bei zwanzig Einheiten ergeben 25 Euro monatlich 6.000 Euro jährlich. Kommen im gewählten Szenario 900 Euro hinzu, sind es 6.900 Euro. Ein anderes Angebot mit 28 Euro monatlich kostet 6.720 Euro, wenn dieselben Leistungen darin enthalten sind. Der höhere Monatspreis wäre hier insgesamt 180 Euro günstiger. Entscheidend bleibt, dass Umfang und Annahmen wirklich übereinstimmen.

Wer darf entscheiden, und wer erfährt davon?

Die Vergütung beantwortet nicht, welche Entscheidungen die Verwaltung selbst treffen darf. § 27 WEG enthält gesetzliche Befugnisse unter anderem für Maßnahmen geringer Bedeutung ohne erhebliche Verpflichtungen sowie zur Fristwahrung oder Abwendung eines Nachteils. Die Eigentümer können diese Befugnisse durch Beschluss verändern.

Besprechen Sie deshalb Entscheidungswege, Informationspflichten und gegebenenfalls projektbezogene oder jährliche Budgets. Eine pauschale Eurogrenze aus einem Muster passt nicht automatisch zum Gebäude. Außerdem ist die interne Befugnis von der Vertretungsmacht gegenüber Dritten zu unterscheiden: Interne Beschränkungen wirken nach § 9b WEG grundsätzlich nicht gegenüber Vertragspartnern. Die Gemeinschaft braucht daher einen nachvollziehbaren Kontrollablauf, nicht nur eine Zahl im Vertrag.

Ein Probegespräch zeigt mehr als ein Versprechen

Besprechen Sie einen typischen Vorgang Ihres Hauses: Ein Eigentümer meldet Feuchtigkeit, die Ursache ist offen, ein Handwerker braucht Zugang. Wer nimmt die Meldung auf, wer prüft die nächsten Schritte und wie bleibt der Beirat informiert? Die Antwort macht die Arbeitsweise greifbarer als die Zusage einer „umfassenden Betreuung“.

Bitten Sie außerdem um anonymisierte Beispiele für Berichte oder Vorgangsübersichten. Besprechen Sie, wie Unterlagen später herausgegeben werden und welche Formate verfügbar sind. Das ist eine praktische Qualitätsprüfung, keine Aufforderung zur Offenlegung fremder Eigentümerdaten. Notieren Sie Zusagen und gleichen Sie sie anschließend mit dem Vertragsentwurf ab.

Die Auswahl muss sich erklären lassen

Fassen Sie vor der Entscheidung die wesentlichen Unterschiede zusammen: Leistungsumfang, Betreuung, Jahreskosten, Vertragsdauer und offene Punkte. Für die Neubestellung hat der Bundesgerichtshof betont, dass die Eigentümer die Bewerber und wesentlichen Angebotsdaten grundsätzlich schon innerhalb der Einladungsfrist kennen müssen. Ein Stapel Unterlagen erst auf dem Versammlungstisch erschwert eine sachgerechte Auswahl.

Bestellung und Verwaltervertrag sind anschließend sauber aufeinander abzustimmen. Die gesetzliche Höchstdauer einer Bestellung beträgt grundsätzlich fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums drei Jahre. Daraus folgt keine Empfehlung, stets die längstmögliche Bindung zu wählen. Begründen Sie die Auswahl mit dem Bedarf der Gemeinschaft und den tatsächlich angebotenen Leistungen.