Verwalterwechsel ohne Blindflug: Welche Unterlagen zuerst gebraucht werden

Drei Termine, die nicht automatisch zusammenfallen

Zuerst braucht der Wechsel einen verlässlichen zeitlichen Rahmen. Nach § 26 WEG kann der Verwalter jederzeit abberufen werden. Sein Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Daraus folgt aber weder ein stets sofortiges Vertragsende noch automatisch eine weitere sechsmonatige Laufzeit. Ein früheres Ende kann sich etwa aus der konkreten Vertragslage oder einer Vereinbarung ergeben.

Halten Sie deshalb getrennt fest, wann die bisherige Bestellung endet, wann der bisherige Vertrag endet und wann die neue Bestellung samt Betreuung beginnt. Klären Sie mögliche zeitliche Überschneidungen und Vergütungsfolgen vor der Entscheidung. Ein Übergabeplan sollte auf diesen tatsächlichen Daten beruhen, nicht auf der ungenauen Formulierung „Wechsel zum Jahresende“.

Das erste Paket muss arbeitsfähig machen

Eine vollständige Archivübergabe kann umfangreich sein. Für den Start werden jedoch bestimmte Informationen sofort gebraucht: Gemeinschaftsordnung und Teilungserklärung, aktuelle Beschlüsse, Wirtschaftsplan, Hausgeldübersicht, Ansprechpartner und die laufenden Dienstleistungs- und Versicherungsverträge. Hinzu kommen Fristen, Schadenfälle, angekündigte Arbeiten und offene Rechnungen.

Ordnen Sie diese Unterlagen nach ihrem Zweck. Eine Eigentümerliste hilft bei der Kommunikation, ersetzt aber keine Liste fälliger Zahlungen. Ein Wartungsvertrag verrät den Leistungsumfang, zeigt aber nicht unbedingt den bereits vereinbarten nächsten Termin. Ergänzen Sie deshalb eine kurze Liste laufender Vorgänge mit Verantwortlichem, letztem Bearbeitungsstand und nächstem Schritt.

• Was ist in den nächsten Wochen fällig?
• Wo besteht ein akuter Schaden oder eine laufende Frist?
• Welche Entscheidung ist gefasst, aber noch nicht umgesetzt?
• Welche Unterlage fehlt für die nächste konkrete Handlung?

Kontostand und Buchhaltung müssen zusammenpassen

Das Vermögen gehört der Gemeinschaft; der Verwalterwechsel ist kein Anlass, Gemeinschaftsgelder wie eigenes Vermögen der neuen Verwaltung zu behandeln. Praktisch sollten Kontobezeichnungen, Kontoinhaber, Salden, Bankvollmachten und Zugriffsrechte abgeglichen werden. Ein Wechsel des Verwalters bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Bankverbindung geändert werden muss.

Zum vereinbarten Stichtag helfen Kontoauszüge, eine nachvollziehbare Buchungsübersicht sowie Listen offener Forderungen und Verbindlichkeiten. Prüfen Sie beispielsweise, ob eine als offen geführte Rechnung bereits bezahlt wurde oder ob eine Zahlung noch nicht zugeordnet ist. Solche Abgleiche verhindern Doppelzahlungen und sorgen dafür, dass ein übernommener Saldo später erklärt werden kann. Ungeklärte Differenzen gehören mit Betrag und Prüfauftrag ins Protokoll.

Wer rechnet das vergangene Jahr ab?

Die Antwort lautet nicht pauschal: immer die alte Verwaltung. Nach dem BGH-Urteil vom 26. September 2025 muss die Gemeinschaft die Jahresabrechnung durch den aktuell bestellten Verwalter erstellen lassen, gegebenenfalls auch für frühere Jahre. Daneben kann eine vertragliche Pflicht des ausgeschiedenen Verwalters bestehen, wenn sie während seiner Amtszeit entstanden ist. Die Abrechnungspflicht entsteht grundsätzlich am 1. Januar des Folgejahres; bei einem Ausscheiden bereits zum 31. Dezember besteht sie ohne besondere Vereinbarung nicht für dieses gerade beendete Jahr.

Die Rechnungslegung über die eigene Verwaltungstätigkeit bleibt davon zu unterscheiden. Für den Übergabeplan bedeutet das: Zuständigkeit, Datenlieferung und mögliche zusätzliche Vergütung ausdrücklich klären. Weder eine ungeordnete Belegsammlung noch die Bezeichnung „Abrechnung vorbereitet“ erklärt, welche Arbeit tatsächlich erledigt ist.

Ein Zugang ist noch keine geordnete Datenübergabe

Bei digitalen Unterlagen sollten Sie nicht nur fragen, ob Dateien vorhanden sind. Entscheidend ist, ob sie sich öffnen, einem Objekt und Zeitraum zuordnen und später unabhängig vom bisherigen Portal nutzen lassen. Sinnvoll sind ein Verzeichnis der übergebenen Daten, verständliche Dateinamen und eine Stichprobe wichtiger Dokumente.

Übertragen Sie Zugangsberechtigungen kontrolliert. Empfehlenswert sind persönliche, nachvollziehbare Berechtigungen statt gemeinsam genutzter privater Kennwörter. Testen Sie neue Zugänge, bevor alte organisatorisch beendet werden, und führen Sie eine Liste der betroffenen Systeme. Das betrifft etwa Bank, Versicherungsportal, Messdienst und Dokumentenablage. Diese Punkte sind praktische Übergabeempfehlungen; welche Daten und Nutzungsrechte konkret herauszugeben sind, ist bei strittigen Systemen gesondert zu klären.

Fehlende Unterlagen brauchen eine konkrete Beschreibung

„Die Übergabe ist unvollständig“ ist als Arbeitsauftrag zu ungenau. Benennen Sie Dokument, Zeitraum und praktische Folge: etwa fehlende Kontoauszüge für einen bestimmten Monat, ohne die sich eine Zahlung nicht prüfen lässt. Vereinbaren Sie einen realistischen Nachlieferungstermin und halten Sie fest, wer nachfasst.

Rechtlich bilden die Regeln zur entgeltlichen Geschäftsbesorgung sowie Auskunft, Rechenschaft und Herausgabe wichtige Grundlagen. Welche Ansprüche im Einzelfall bestehen und wie sie durchzusetzen sind, hängt vom Sachverhalt ab. Eine feste allgemeine Übergabefrist lässt sich aus den hier erläuterten Vorschriften nicht ableiten. Bleibt die Übergabe aus, sollte die Gemeinschaft die weitere Anspruchsverfolgung mit klaren Zuständigkeiten und gegebenenfalls rechtlicher Unterstützung organisieren.

Ein Protokoll darf offene Punkte sichtbar lassen

Fiktives Beispiel: Die neue Verwaltung erhält zum Start die Kontounterlagen und sämtliche aktuellen Verträge. Bei zwei Handwerkerrechnungen fehlt jedoch die Information, ob die Leistungen bereits geprüft wurden. Im Archiv fehlen außerdem drei Versicherungsbriefe. Die Übergabe wird deshalb nicht pauschal als „vollständig und geprüft“ bestätigt.

Stattdessen erfasst das Protokoll den tatsächlichen Stand: Verträge erhalten, Kontoabgleich noch in Arbeit, Rechnungsfreigaben ungeklärt, Briefe angefordert. Zu jedem Punkt gibt es einen Verantwortlichen und einen Folgetermin. Ein kurzer gemeinsamer Nachlauf ist meist hilfreicher als eine einmalige Unterschrift unter eine vermeintlich abgeschlossene Übergabe. So kann die neue Verwaltung weiterarbeiten, ohne Lücken unsichtbar zu machen.